僕も日本で何回かメーカーの社長（カナダ人）をおもてなししたことがあるので、
その時の経験をもとにお話しますね。
まず、僕の時は２泊３日で来日されたので、
こんな感じで対応しました。
１日目：一緒にディナー（夕方に日本に到着したので）
２日目：商談
３日目：観光
こんな感じでした。
・打ち合わせ
・観光
・ディナー
のフルセットでお迎えしたほうがいいのでしょうか？
これに関しては、先方の意向もあるので、
お伺いを立ててみるのはいかがでしょうか？
「もしお時間があれば、是非、ディナーや観光もご案内したいのですが、
ご都合はいかがでしょうか？」
みたいな感じで。
総代理ビジネスの知り合いの話を聞いていると、
ただ、商談だけで終わる場合もあるようですので、まずは先方がどうして欲しいかが知りたいですね。
事務所は自宅と兼用なのでできるかぎり呼びたくないです（笑）
そのため、京都駅付近で待ち合わせて、近くの会議室的な場所を借りようと思っています。
僕の場合は会議室ではなく、
少し高級なホテルのラウンジを使いましたね。
そういうところのラウンジは、コーヒーが謎に高いですが、笑
雰囲気もよく、商談には適している環境でした。
場所によっては時間制限があるところもあるので、
そこは要確認してください！