excelでいいですよ。
もう少し難しくすると、AccessとかFile makerになります。データベースですね。
どちらにせよ、何がしたいのか？を明確にしないといけないのですが、質問の内容からそれが明確になってないから、既存のツールやシステムに任せてやってもらいたい状態なんだと思います。なので、一番重要なのは、何を使うのか？ではなくて、自分は何がしたいのか？ですね。
テクニカルな話をすると、そういうエンジニアにシステムを作ってもらおうとすると、まずは、何をしたいのか？を徹底的に明確にするタイミングがあるんですが、それを要件定義といいます。これが不明確だと、便利そうで全く使えないシステムが出来上がります。
ウェブツールは全てデータベースで出来ていて、MySQLなんかが有名ですね。
http://dis.ne.jp/blog/infra/2718.html1番の違いは、ウェブなのかスタンドアロンなのかって違いで、それぞれ専門的なエンジニアがある感じです。で、ガチなエンジニアに在庫管理システム作ってもらうとメチャクチャ高いです。関係ないですけど、ファイルメーカーのガチエンジニアは、ツールって絶対言わなくて、システムとかソリューションっていいますね。
話が脱線したんですが、結論はexcelで良くて、自分で作ると、何をしたいのか？が明確になってくるんで、それまでいじくりまわしてたらいいです。人にやってもらうと、何をしたいのか？の部分がその人に依存するので、奇跡的に意思疎通出来てたり壮絶優秀な人じゃないと認識にズレが発生するので、後からとてもコストがかかるようになります。