お疲れ様です。
基本的には、先方との話し合いで決まります。契約書が必要なケースは少ないかもしれません。契約書が必要になるケースの場合は、先方が自社のルールをあらかじめ定めており、その条件に合意してもらうために用意していることがほとんどです。
Eirin Shigetomi さんの会社のルールを、先方に合意していただくことを前提としている場合は、ご自身で契約書を作成するのばベターかと思います。テンプレートを利用し、内容としては返品条件や、発送時の送料の条件。仕切り値、入り数などになるかと思います。