発注管理の仕組みは、注文先、購入元、輸送方法、リードタイムなどの様々な要因で変わりますので、一般的に使えるというようなツールの開発は至難でしょう。そもそも一般というのがないので。ご自身で仕組みをキチンと考えられるのが良いと思います。外注さんを使う場合は、仕組みをご自身で考えられないと、何をやれば良いのか全くわからないと思います。
主に把握しておく必要がある項目は下記です。

リストを作っておいて、それぞれを一覧で管理します。FBAで在庫を保管している場合は在庫数がリアルタイムで取得できますし、そうでなかったとしても在庫数を把握できていれば、あとは比較的容易です。

定数、入数、販売数がわかれば、あとはリードタイムと合わせて何個発注する必要があるかを計算します。計算式をいれておけば、在庫数をインポートするだけで計算できるようになり、発注に必要な時間は2分とかになります。それらのデータを絞り込んで、絞り込んだデータを応用して他のデータも一緒に作成します。

注文書は、購入先に連絡するように作成すれば良いです。

エクセルでもPDFでもいいですが、納品時に検品するための検品チェックリストも同時に作成すれば良いです。

FBAに納品するのであれば、FBAの納品ファイルも同時に作成されれば良いです。アップロードするだけで納品プランが作成されます。
外注されるにせよ、アルバイトを雇用するにせよ、これらの仕組みを整えた後に、これを遂行するため、もしくは利用するために雇用すれば作業時間が減りますので利益が出やすくなります。