外注たくさんして忙しくなりました、人を使うのうまい人アドバイスください

これ言っていいかどうか悩んだのですが、、、ぶんぱくさんの一連の投稿（コンサルメンバーしかみれない投稿多数）を拝見していて

そもそも論として、ぶんぱくさんは外注化に向いていない人だと思います。
ディスってるつもりはないです。愛ですよ！

正確には、「外注を指示・管理・教育」するタスクは、ぶんぱくさんの才能を殺してしまう。

ハンターハンター風に言うと「メモリの無駄遣い」に該当すると思います。

「メモリ」に関してはこのnoteが解説してくれてます！
https://note.com/kentares1031/n/n52cca2fe6d3d



例えばですが、、、
ぶんぱくさんには「A」の才能があり、レベル100だとします。
ぶんぱくさんのリソースを「A」につぎ込めばのAのレベルは300になります。
一方、Bは苦手で、レベル10だとします。
苦手な部分を伸ばそうとリソースを注ぎ込んでも、レベル20、、せいぜい30にしかなりません。

身体は１つだけ。

時間は有限です。


これは、向き不向き（適正）が大いに関係してきます。
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・ゼネラリスト
世の中には、オールラウンダータイプの人がいます。
A・B・C・D 満遍なく60点取れる人
これの上位互換版だと、満遍なく80点

・スペシャリスト
一方で、特化型タイプもいます。
A・B・C・30点だけど、Dだけは100点
これの上位互換版だと、Dだけは300点
エンジニアやスポーツ選手、アーティストなど専門分野で才能を開花できる人たち。

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ぶんぱくさんと出会ってからそこそこ長いので、たぶん間違ってない気がするのですが
僕が思うにスペシャリスト気質を多いに孕んでいるので、才能を１点集中させるスタイルが似合うなぁと感じます。

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話を戻します。

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外注化（特に指示・管理・教育）は

・やらない（最低限にしぼる）
or
・ゼネラリストタイプの右腕を見つける

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右腕を見つけるなら、AIではなく、人がいいと思います。

ゼネラリストは、機敏な感情の動きを正確に把握・理解し、同じ内容を、相手によって伝え方を変えることができる人です。

人を管理するには、先ずは、ものすごくシンプルで誰でにも理解できるマニュアルが大事。
そのうえで、相手によって対応を変える柔軟さが必要だと思います。
（最終的には仕事以外の空気づくりの領域）

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最低限に絞るのであれば、現在の延長線ではなくビジネスの根幹から考えないとです。

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回答ありがとうございます。外注少人数の時は行けたのですが、徐々に外注拡大して崩壊してノウハウ探していまに至ります、現状だと労力対効果をあげる施策は

 

右腕は見つけるのも育てるのも費用対効果が悪いのでマニュアルとカテゴリ対策

↓

しらべてすすめる流れをマニュアルに組み込む。

ひとつの業務を前後組合せて一連の業務に変える。

目的から考える流れをマニュアルに組み込む。

場合わけやfaqをマニュアルに組み込む。

 

マニュアル作りは費用対効果が悪いので構築順序とカテゴリ対策

↓

渡しやすく効果ある業務の切り出し

誰になにをいつ渡したらよいか引き渡し設計

すぐにアクセスと編集できるマニュアルを構築

実施して誰でも理解できるよう精錬

みたく考えています。

自分の力を過信してやりたい方向に舵を切った結果(赤字になったりはしないだろう)、色々不幸が重なり残念な結果に。

 

自己学習、仕組化、収益化のバランス悪い

小さくはじめて大きくできてない

 

あたりが前提の問題にありそうです。

こんにちは。
以下は、去年所属した他の物販塾での外注化策についての共有会の時のまとめです↓
(物販歴5～10年、小規模セラー系の人が多いです。最近ブランディングや外注化を始めた人が多い。)

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＜向いてる人＞
俯瞰的に物事を見て、全体バランスが取れる人

目的から逆算する。
良い人材を選べる眼がある。
コミュニケーションやホウレンソウを心掛けている。
業務を自分でなく任せていける。自分が発起人になって、人を動かせる。
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＜向いてない人＞
全体バランスとかゴールからの逆算とかしないで猪突猛進。
長期目線より短期目線
きちっとリサーチしてから始めるというより、とりあえず始めてみたい。
細かい管理が苦手
ギャンブルやったら、一点に全部掛けちゃう。
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、、、という感じでした。
15人生徒がいましたが、うまく回せてる人はまだ少なかった印象です。
採用した人の出入りが、多かった気がします。

あと、「外注化での規模の拡大」は、「着手してみる事が上手くいくかを予想する力」と
「チーム化できる力」が、同じくらい大事という結論でした。
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（ちなみに私の場合は、一気に多くのチーム化する事はできないと思ったので、
1歩1歩進めていて、正直スピードはめちゃ遅いです　遅いけど、失敗は少ないかもです。
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外注化戦略については、最近進めている人も多いと思うので、
他の人の成功/失敗事例をお聞きしてみたいです。）

私も現在、改めて仕事の委任に力を入れているので、

コメントさせて頂きます。

 

ぶんぱくさんのお悩みすごくわかります！

仕事を減らしたいのに、教える時間がとられるとか、マニュアル作る時間がないとか、

教えたのに何度の質問されて、仕事が一向に減らないって感じありますよね。

 

 

仕事を委任していくためには、幾つものノウハウや考え方があると思いますが、

まず私からお伝えしたいことは３つです。

 

▪️１つ目、

業務を仕分けして【判断基準の不要な単純業務】から委任する。

 

ステップ①

・自分のやっている業務をリストアップする

 

＜コツ＞

・リストの項目は15分単位の業務を目安とする

・大きな業務は工程を要素分解して15分を目安に小さくする

例えば、

・「商品の発注する」という業務の分解

→

「各ECモールの過去30日分注文、現在の在庫数のレポート、発注中の数量を入力したレポートを作成する」

+

「発注する数量をいくらにするか決定する」（判断が必要）

＋

「各工場に発注する発注書を作成する」

＋

「工場のパートナー又は代行業者に検品指示書や商品ラベルを送付する」

+

「納品先の指示や商品の納品登録を行う。」

 

上記のように、「商品を発注する」という業務に対して、工程を分解します。

分解した工程をそれぞれの担当者に委任して行きます。

 

＜コツ続き＞

・定期的に自分の時間の使い方（タイムログ）をとってみる

自分の時間の使い方について、客観的に分析することができます。

（自分がやる必要がないもの、採算性の低いもの、繰り返し発生している業務は委任する）

 

ステップ②

・判断基準を必要としない（業務フローの分岐が発生しない）業務を委任する

 

上記の例で、

ここで全てを一人の人に委任すると、割としっかりした教育が必要です。

それは、（判断）業務が発生するからです。

判断が必要なものに関しては、その判断基準を明確に定義しなければ、

委任が難しいです。

商品の発注量の決定については、判断基準が変動するので、私は委任しておりませんが、

その他の工程についてはスタッフに委任しています。

このように判断業務と単純業務に切り分けることで、委任しやすくなります。

 

 

▪️２つ目、

業務の指示の仕方については、簡単な業務フローと動画

 

マニュアルを作り込むのは大変です。

そのため、各業務を工程ごとに箇条書きで簡単な業務フローを作成します。

（箇条書きで表現できるのは、判断による分岐が少ないためです。）

 

細かい操作方法などは、一度自分でやっているところを説明しながら動画に撮って、

YouTubeの限定公開でアップして、リンクを手順書に貼り付けておきます。

あとは、任せたい人に、手順書のリンクを渡して「これみてやってみて」というだけです。

 

一気に業務を外注化しようとして、とにかく外注化していくと、

渡された方も混乱して、質問が多くなり、結果的に自分の新たな業務として帰ってきてしまうため、

まずは業務を可視化して細分化して、判断の不要な単純業務から委任していくのがスムーズかと思います。

 

それが出来てきて、単純作業が委任出来てきたら、次に判断の必要な業務を委任していきます。

判断業務を委任するためには、判断に必要な前提条件を網羅して、判断基準の基準を数値など、

誰でも同じ結論になる条件に置換して、可視化していく必要があり、少し難易度が上がります。

 

 

▪️３つ目、

業務開始のトリガーを設定する

 

業務を完全に手放すためには、業務の開始と終了の合図が明確である必要があります。

最も簡単な業務開始トリガーは、日時かと思います。

例えば、毎週月曜日のAM9:00に「売上レポートを作成する」など、

週間、月間、3ヶ月に1回など、カレンダーをアクショントリガーとして、

その日時になったら、特定の業務を実行するようにしてもらいます。

 

これをやるためには、さまざまなツールがあります。

私はTrelloというツールを使用していますが、

notion、asanaなどのツールでも同じことができます。

最近はTrelloからnotionに引っ越しをしようと考えています。

 

まずは簡単な単純業務を手放せるだけでも、かなり自分の時間が解放されると思うので、

単純業務から手放してみてはいかがでしょうか？

開始トリガーと動画マニュアルさえ作ってしまえば、

自分に業務が帰ってくることもなくなるので、かなり楽になるかと思います。

 

ただ最初の業務可視化と分解が難しいということであれば、

ファシリテーションしてくれるコンサルを入れることを検討しても良いのかなと思います。

ご参考まで。