従業員とのコミュニケーションについて 意識していること

こんにちは、村瀬です。

今回は、従業員とのコミュニケーションについて
意識していることについてお話したいと思います。

物販は、業務領域が非常に広く、商品選定や商品開発、
商品やWeb上でのクリエイティブ力、広告やSNSなどの販売戦略から、
物流や在庫管理、顧客対応まで様々な仕事があります。

1人から始めた方も、内製化している人も外注を駆使している方も、
規模を大きくするうちに人と関わることがますます必要となります。
その上でコミュニケーション能力は必須となります。

弊社も今では15名ほどの規模になってきましたが、
最初は1人から始め、少しずつ人が増えていきました。
時には喧嘩をしたり、間違ったコミュニケーションをとってしまい、
人が離れてしまったこともありました。

また、弊社のような地方の会社では、
そもそもECを経験する人材がなかなか見つからないため、
内製化する場合は未経験者を育成する必要があります。
また、人材が確保しやすい地域でも、
近年はECができる人材の相場が上昇しているようです。

ですので、人材は非常に貴重になります。
できるだけ一緒に成長し、やる気を引き出し、
みんなが自走して働く職場であることが理想です。

弊社も理想までいかないかもしれませんが、
現在は空気感もよく、活気のある職場になってきていると思っています。
そこで、今回はコミュニケーションをとる上で
意識していることをお話ししたいと思います。
もし従業員とのコミュニケーションにつまずいている方がいれば、
少しでも参考になればと思います。

１：会社の目的の共有する

まず、これは小さな規模間の組織で注意したいことですが、
そもそもこの会社はどんな目的、理念があるのか、
どんな価値があるのかを共有しておく必要があります。
会社の目的が浸透していないと、
従業員は何を目指して働けばいいのかがわからないし、
極論、社長のお金儲けのために働かされているという意識で働いていたら
人は離れやすくなるしやる気も薄れるかと思います。
会社として、ブランドとしてどんな価値があるかを考えて
掲げておく必要があります。
もし、まだ作っていないという方は
好きな会社の企業理念などを参考からはじめてみても
イメージが膨らむかと思います。

２：推論のはしごを意識する

【推論のはしご】とは物事を考えるときに必要な順序のことを表します。
人はAをすえばBになる、というようなメンタルモデルをもっていて
それに従い瞬時に判断して行動をする習慣をもっています。
自分自身の仕事のレベル感があがってくると、
つい結論を先に導き過ぎてしまって解釈や仮説を見ずに
結論を出してしまうことがあります。
例えば商品ページのLPを作成する業務を期限付きで依頼し、
期限が守られなかったとします。
推論のはしごを一気に駆け上がって結果だけをみてしまうと
仕事が遅い人と決めつけ頭ごなしに叱ってしまうかもしれません。
この場合、困ったことがなかったか聞くなど
きちんと１段ずつはしごとゆっくり渡るようにヒアリングすると、
実はより充実したＬＰコンテンツを作成するために
競合の情報を詳しくまとめて
より納得のいくコンテンツ作成に時間をかけていて
遅れてしまったのかもしれません。
こうしてゆっくり駆け上がると、
この場合は事前にもう少しデザイナーとのコンテンツごとの
コミュニケーションの共有に
時間をかける必要があることに気づけたと思います。

３：抽象と具体のレベルを使い分ける

従業員と個別に話すときに意識していることの一つとして、
仕事の内容の抽象と具体の使い分けがあります。
優秀な社員にはあえて抽象度を高くして従業員に仕事を依頼し、
新人社員にはより具体的に話すように心がけています。

例えば、アマゾンのカタログ作成を
webデザイナーに依頼するとしましょう。
新入社員デザイナーには商品のターゲット情報やトンマナ、
どこにどんな写真を載せるかに加えてフォントサイズ、
ジャンプ率、文字の配置方法、さらに撮影のディレクションや
構図まで教える必要があるかもしれません。
もしくはこちらで仮作成したものを
参考に作ってもらうという方法をとるかもしれません。

逆に実力のある社員デザイナーであれば
商品のコンセプトと伝えたい情報をまとめるだけで
期待値以上に仕上げてくれるのかもしれません。
たとえ期待値以下のものだったとしても
レベル感に合わせて次の抽象レベルを調整していきます。

逆に新入社員に実力のある社員と同じレベルで
抽象度をあげてしまうと、何を作っていいかわからず、
修正までに時間がかかったり、
そもそもこちらの意図していない仕上がりになってしまうかもしれません。
実力のある社員に具体的すぎる支持をだしてしまうと、
『そんなことわかってるよ』と思われウザがられたり、
自由度が少なくてだんだんつまらない業務的な仕事になっていくでしょう。
このように従業員のレベル感に合わせて
抽象と具体の使い分けをする、
つまりは自由度の調整をすると
レベルが少しずつですがあがっていく実感ができ、
従業員もやりがいのある仕事として意識をむけてくるかと思います。

４：フィードバックの仕方を意識する

従業員のおこなった仕事に対してよいできだったり、
逆に改善が必要なことがあるかと思います。
その場合もよかったこと、
改善が必要なことはどちらも伝えるようにしています。
私たちの仕事はネットで完結する仕事なので
チャットで手軽にフィードバックすることができます。
よいフィードバックはチャットでもＯＫだと思いますが、
改善が必要なフィードバックには注意が必要です。
文章で伝えることは受け手の解釈によって
伝わり方が変わりやすく難しいツールだと思っております。
とくにネガティブなことは誤解を受けやすいです、
また最悪なのはネガティブなことを
グループチャットに送信なんてことをしてしまうと
受け手の精神もズタズタになるでしょう。

改善の必要なフィードバックについては
One on Oneで直接話すようにしています。
よっぽどのことがない限り些細なことであることが多いので、
よかった点を伝えた後に改善事項に触れると
相手が受け入れやすくなります。

一方、素晴らしい仕事をした場合には、
個別に話すこともありますが、
共有できそうなことはグループチャットで共有したり、
みんなの前で褒めることもあります。
そうすることで、承認欲求が高まり、
モチベーションアップにつながるかと思います。

５：one on oneで話してやりたいことや強みをさがす

代表という立場になると従業員すべてと
１対１で話す機会が少なくなるかと思います。
現状今は仕事を社員にアドバイスする時間があるので
１対１で話すこともあるのですが、
それとは別に、現状の業務の理解度や、
将来的にやりたい業務などもヒアリングするようにしています。
もちろん各従業員のレベル感や適性があるので
すべての要望に答えることはできないですが、
もしやりたい業務が別にあるのであれば
自由にチャレンジする環境づくりをしたいですし、
まだスキルが足りていない場合
どんなことができるようになれば
やりたい業務にチャレンジできるのかをアドバイスをします。

自分のコラムを振り返っていたら

２年ほど前に従業員のことをほめるコラムを書いたことがありましたｗ

【BUPPAN!!コラム Vol.279／社内の成長を感じた社員のおはなし】
https://www.facebook.com/groups/buppan.jp/posts/5309743775765632


今では他の社員も含めさらに成長しているなという実感をもっています。
たとえば最近弊社では苦手意識にあったアマゾンでの販売に力をいれ
売上の伸び率が急に上がっているのですが
buppanのノウハウを社内で共有すると
それを社員自身でアレンジしたり
私がが知らなかったノウハウなども仮説をたてて
検証したりしてくれております。

コミュニケーションの取り方はちょっとした意識の積み重ねですが、
自分自身以外の働く時間の使い方に関わることですので
結果はレバレッジとなって何倍、
何十倍にも跳ね返ってくる強力なツールだと思います。

また自分でもこうしたジャンルの書籍は
がっつり呼んでいた時期があったのですが、
他の理論系の書籍やビジネス系書籍より
コミュニケーションは日常的にしてる分
お手軽に実践しやすい書籍のジャンルだと思いますので
自分自身に合った方法を実践しながら見つけやすいです。
もしちょっとでも困っている方がいれば参考になればと思います。